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Jérôme BENBIHI

Quel niveau de priorité devez-vous accorder à la dématérialisation ?

 

Au cours des dernières années de plus en plus d’entreprises s’engagent sur la voie de la dématérialisation de leurs documents papier et de leur activité, c’est à dire la transformation des supports papier en fichiers informatiques ainsi que la mise au point de procédures automatisées permettant au personnel de consulter ces documents ou de les traiter directement en ligne.
Le résultat est incontestable : les coûts sont réduits, les archivages sont sécurisés, les procédures sont rationalisées …

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Aujourd’hui chaque entreprise (peu importe la taille et le secteur d’activité) doit répondre à des objectifs de productivité, d'efficacité et de sécurité communs à toutes les organisations (administrations et établissements publics, entreprises de tous secteurs et associations, cabinets d'expertise comptable). Rappelez-vous le nombre de documents papier qui circulent dans une entreprise : factures clients, factures fournisseurs, contrats de travail des collaborateurs, bulletins de salaire, baux commerciaux, titres de propriété, valeurs mobilières, marchés publics, bons de commande, bons de livraison…

Que ça soit au niveau administratif ou organisationnel, la dématérialisation permet un gain de temps sans pareil. C’est un processus qui transforme la façon de travailler en entreprise.
Afin d'estimer la nécessité (ou non) de mettre en place une solution de dématérialisation dans votre organisation, vous pouvez utiliser des outils qui analysent vos processus et vous attribuent une note de pertinence à dématérialiser. Par exemple, avec l'outil de scoring vous pouvez évaluer le potentiel d'optimisation et découvrir le score de pertinence de mise en place d'une solution de dématérialisation des achats et factures au sein de votre entreprise. Ce scoring dynamique indique en moins de 3 minutes le niveau de priorité à accorder à la dématérialisation : urgent, prioritaire, confortable ou non prioritaire.

Enfin, c’est important à souligner qu’outre les avantages organisationnels et économiques, la dématérialisation de la gestion des entreprises répond parfaitement aux impératifs écologiques d’aujourd’hui.

C’est finalement en constatant les avantages que le plan France numérique 2020 a prévu que « le papier devra être définitivement abandonné et l'intégralité des démarches administratives devront être dématérialisées ». Concernant plus spécifiquement les factures électroniques, l’ordonnance du 26 juin 2014 a dressé un calendrier précis. Les émetteurs de factures à destination de l’État, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics auront l'obligation de n'envoyer que des factures dématérialisées :

Le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises et les personnes publiques,
Le 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire,
Le 1er janvier 2019 pour les petites et moyennes entreprises,
Le 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises.

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