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Jérôme BENBIHI

Digital Workplace 

 

Dans un contexte de transformation numérique et des modes de travail en constante évolution, on a vu l’émergence d’un nouveau concept : le « Digital Workplace ».

Celui-ci fait référence à un environnement unifiant toutes les technologies digitales utilisées par l’entreprise : les e-mails, les logiciels de messagerie instantanée, les réseaux sociaux, les applications professionnelles, les solutions des réunions virtuelles…

Héritier de l’Intranet (Internet « interne » à l’entreprise), le Digital Workplace est la conséquence d’une évolution des usages devenus plus connectés, plus conversationnels, plus centrés sur l'utilisateur.


Ainsi, l’espace de travail digital doit être appréhendé comme un levier d’impulsion de la transformation, et non comme un simple projet de déploiement informatique. Il est même un argument de poids dans la culture d'une entreprise et sa marque employeur. Elle révèle un véritable dynamisme, une volonté d'évoluer et une capacité d'adaptation susceptibles de fidéliser les talents, voire d'en attirer de nouveaux. Car, le Digital Workspace est un changement de paradigme pour les employés : au lieu d’être liés à une chaise et un bureau, ils retrouvent une liberté d’horaires plus adaptés à leur rythme de vie, ainsi que le choix de son lieu de travail et de ses outils, mais aussi la façon de gérer sa productivité.

Considéré comme l'environnement numérique de travail ultime, le Digital Workplace permet donc aux entreprises de mettre en œuvre ce nouvel environnement adapté aux attentes et aux usages de leurs collaborateurs. Sans pour autant le réduire à un portail d'entreprise car ce dernier se contente de donner accès à plusieurs applications sans les intégrer entre elles. Par exemple, le portail permet d'ouvrir côte à côte une solution documentaire et un outil de gestion de projet, mais sans les combiner. Il s’appuie sur un système d'authentification unique, permettant à l'utilisateur de s'identifier une fois pour accéder à toutes les applications sous-jacentes.


De même, il ne faut pas considérer G Suite (de Google) et Office 365 (de Microsoft) comme des Digital Workplaces. Certes, constituées d'une large variation d'applications - messagerie, création de documents, édition de contenu à plusieurs, gestion de projet, réseau social d'entreprise… -  ces suites demeurent néanmoins peu intégrées entre elles. Si par exemple une entreprise ouvre plusieurs comptes Office 365 ou G Suite pour ses filiales, elle aura beaucoup de difficultés à les connecter. Quant à la combinaison de ces suites à des applications d'entreprise, c’est en théorie possible, mais en réalité difficile à réaliser.  

Observons maintenant les outils de team messaging, tels que Slack qui a notamment l’avantage de s’intégrer avec près de 800 applications. Pour certains, ils peuvent représenter une vision partielle du Digital Workplace car ils proposent un environnement propice pour relever le défi de la socialisation des processus. Cela s'explique par leur simplicité et leur mode de communication instantanée. Slack, Hipchat ou Microsoft Teams donnent la possibilité d'intégrer des applications sous forme de bots. Mais les outils de team messaging, parfois appelés chatOps, ne recouvrent qu'en partie les fonctionnalités d'un Digital Workplace, ils ne sont pas adaptés à la gestion documentaire, à la communication interne de type institutionnel ou au collaboratif asynchrone, qui est typiquement du domaine des réseaux sociaux d'entreprise.


Mais le Digital Workplace pleinement intégré n'existe pas sous forme de solution packagée. D’après les experts, les entreprises attendent des grands éditeurs qu'ils gèrent la fragmentation structurelle des applications collaboratives et métier, mais c'est quelque chose qu'ils peinent à réaliser. Afin d'atteindre cet objectif il faudra s'orienter vers une plateforme modulaire dotée d’une marketplace d'applications. Certains éditeurs ont bien compris qu'ils ne pouvaient pas répondre à tous les besoins verticaux. Ils ont donc décidé de se doter d'une place de marché d'applications complémentaires fournies par des acteurs tiers. Cette stratégie implique pour le fournisseur d'ouvrir ses API, mais également de se doter d'une charte de contribution pour faire en sorte que les apps soumises soient de qualité.


Des solutions et des initiatives existent. L’aspect technique n’est pas un problème. Etes-vous capables à gérer le changement ?

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