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Jérôme BENBIHI

Emails, messages vocaux… comment remplacer les outils de communication devenus obsolètes ?

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Les nouveaux besoins en termes de flexibilité et de mobilité transforment l’espace de travail qui devient virtuel et nécessite de nouveaux outils. Les technologies de communication évoluent d’une telle vitesse que l’on voit souvent la "disparition" d'une technologie au profit d'une autre. Par exemple, il y a des entreprises qui ont totalement supprimé l'email et certains prédisent que d'ici 2020 le courriel aura totalement disparu. De même pour la messagerie vocale, considérée comme obsolète par les générations Y et Z.

En 2014, le New York Times avait publié un article intitulé « La génération Y évite la messagerie vocale ». En effet, les jeunes attendent un SMS/messagerie instantanée après un appel en guise de signal d’importance. Jim Cramer, expert en finance à CNBC, explique que si la génération Y abandonne la boîte vocale c’est parce qu’elle « n’est tout simplement pas aussi pratique que d’autres moyens de communication ».

Aujourd’hui, seulement 14% des utilisateurs de téléphones laissent des messages vocaux. Et, dans beaucoup de grands groupes la messagerie vocale est en train de disparaitre. En 2014 Coca-Cola a mis fin à la messagerie vocale au sein de son siège à Atlanta. En 2015, JP Morgan Chase & Co a supprimé la messagerie vocale pour les employés du département banque (65% des employés). Cela a permis au géant de la finance d’économiser 3,2 millions de dollars par an.

Rappelons que l’objectif principal de la communication est de faciliter les échanges. Si les emails et les messages vocaux sont devenus obsolètes, comment devrait-on les remplacer ? Car, il arrive souvent que les collaborateurs ont recours à des applications grand public (WhatsApp, Viber, Evernote...) pour un usage professionnel avec tous les risques que cela comprend pour les entreprises. Au fait, la plupart des applications Cloud dont se servent les employés entrent dans la catégorie du Shadow IT, un phénomène qui présente un risque pour les données sensibles. Le Shadow IT désigne l’usage de services Cloud par les employés non autorisés, généralement dépourvus de contrôles de sécurité robustes, à l’insu du département informatique. Sur plus de 20 000 services Cloud utilisés aujourd’hui, moins de 8,1 % répondent aux exigences de sécurité et de confidentialité des données des entreprises.

Avec pour objectif de sortir du Shadow IT, les entreprises comprennent l'intérêt d'intégrer des outils collaboratifs validés par la stratégie de l'entreprise. Et, avec les nouveaux moyens dont nous disposons, il existe des méthodes de communication plus efficaces et qui facilitent beaucoup plus les échanges que l’email ou la messagerie vocale. Les employés doivent avoir un accès 24h/24 et 7j/7 aux bonnes applications, appareils et outils de collaboration. Afin de répondre à l'ensemble des besoins de leurs collaborateurs, les entreprises IT novatrices font évoluer les espaces de travail en même temps que les usages.

Il existe désormais des solutions inspirées du mail et des réseaux sociaux :

- En 2016 Slack s’est associé avec Google pour intégrer les applications de G Suite.

- Microsoft a lancé une mouture gratuite de Microsoft Teams, son outil collaboratif intégré à Office 365. Disponible dans 40 langues, cette version a attiré les petites et moyennes entreprises. Microsoft Teams est le hub dédié au travail d’équipe, réunissant conversation, réunions, appel, la collaboration, l’intégration d’app et stockage des fichiers.

- La solution Cisco Spark permet de communiquer et d'organiser des réunions en ligne de façon instantanée grâce à un ensemble totalement intégré d'outils de communication de pointe. 

- Facebook Workplace a lancé Custom Integrations pour intégrer des applis de Google. Avec Custom Integrations, les entreprises peuvent ajouter toute sorte de logiciels dans Facebook Workplace en tant que services (SaaS pour software-as-a-service) ou pour la gestion de la relation client (CRM) et d’autres produits et logiciels utilisés pour le travail en équipe.

Tous les grands acteurs du marché s'efforcent à trouver LA solution de remplacement la plus optimale, intégrée dans des outils type "Suite". Même les acteurs plus "petits" s'imposent sur une partie des outils collaboratifs tels que Yammer sur le créneau de la messagerie instantanée.

Enfin, les équipes informatiques doivent déployer la technologie qui correspond aux besoins d’une équipe ou un salarié, afin qu’ils puissent accomplir leurs tâches particulières et s'assurer qu'ils se sentent habilités à l'utiliser, tout en respectant les exigences réglementaires et de conformité.

 

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