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Jérôme BENBIHI

Le Flex Office : mobilité, modernité, qualité de vie au travail

 

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Le Flex Office (“sans bureau fixe” ou Desk Sharing) consiste en l’absence de bureau attitré sur le lieu de travail. Il s’agit d’un espace de travail dynamique, c’est-à-dire, chaque jour l’employé s’installe avec son ordinateur portable là où il trouve de la place. Le Flex Office ne concerne pas uniquement les locaux de l’entreprise, il englobe également le télétravail et le travail en régie. Il n’existe donc pas un, mais des espaces de travail qui sont pensés pour répondre aux exigences des différents moments de la journée des collaborateurs, pour contribuer à maximiser l’efficacité des tâches qu’ils doivent réaliser :

  • La salle de réunion pour échanger avec son équipe
  • L’espace de brainstorming pour les phases de création
  • La phone room pour les appels client
  • La maison pour une concentration maximale

etc.

Pour rappel, le Flex Office, bureau lib ou desk sharing (l’appellation change suivant les entreprises) est apparu pour répondre aux besoins de souplesse des organisations de travail. Né dans les années 90 chez Arthur Andersen et les sociétés de conseil, il devait permettre d’optimiser des surfaces de bureau sous-utilisées par des consultants souvent en déplacements ou chez les clients.

Depuis le concept s’est élargi, et il a été massivement adopté par les start-up, ainsi que par les multinationales et les entreprises du CAC 40 comme AXA France, LVMH, Bouygues Télécom, Adidas, BNP Paribas, Sanofi, PSA, Danone… Cette forme d'organisation met en avant le partage des biens communs et permet aux collaborateurs de travailler plus confortablement, par rapport à l'open-space que certains trouvent inefficace et contre-productif. Le Flex Office est en effet le meilleur compromis pour faire face au décalage entre la sédentarité du lieu de travail et les usages nomades. Du gain de surface inutilisée à la mise en commun des biens (bureaux, chaises, lampes, écrans d’ordinateur etc.), les avantages du Flex Office sont nombreux. Est-il également nécessaire de rappeler les gains de productivité inhérents au télétravail, et à la qualité de vie au travail (QVT) ?

Les entreprises qui souhaitent évoluer vers le bureau flexible devront équiper les locaux des services suivants :

  • un excellent réseau Wi-Fi
  • des connectiques performantes
  • un dispositif de stockage
  • possibilité de réservation des locaux de réunion
  • un dispositif d'échange interne (Slack, réseau social ou Intranet)

CoWork.io donne comme exemple BNP Paribas, qui a pris la décision en 2016 de mettre en place le Flex Office. Il lui a fallu lister un nombre conséquent de problématiques à résoudre : passer de 350 bureaux individuels attribués à 15, de 80 % d’ordinateurs fixes à 95 % de portables, supprimer totalement les téléphones fixes au profit de 2500 smartphone.

Mais aussi créer 1100 places en salle de réunion, du stockage et du partage numérique et collaboratif avec 4 millions de pages numérisées et même penser à la réalisation d’une « great place to work » en sortie de métro, avec fitness, conciergerie, auditorium et télétravail en déploiement. Puis, transformer le management en logique verticale top down à une logique horizontale basée sur la responsabilisation.

La réussite de la mise en place d’une organisation en Flex Office implique une nouvelle approche managériale, qui se base sur la bienveillance, sans votre besoin de surveiller les collaborateurs que vous avez vous-mêmes recrutés ! Dans ces types d’espaces, les managers ne gèrent plus une présence au bureau mais une performance qui s’accomplit aussi bien dans l’entreprise qu’au dehors. Le travail des employés peut continuer en déplacement, au domicile ou dans un espace de coworking… Il s’agit de faire confiance aux collaborateurs qui vont concilier intelligemment vie personnelle et professionnelle, et l’entreprise consolidera sa marque employeur et son attractivité.

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