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Jérôme BENBIHI

Les réunions et leur impact sur la productivité en entreprise

 

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La réunion de travail est-elle toujours nécessaire ? Le dernier sondage réalisé par la Harvard Business Review, révèle que selon 71% des cadres, les réunions sont improductives et inefficaces et 64% pensent qu'elles ont lieu au détriment de la réflexion. « Notre capacité à être concentré sur une tâche ne dépasse pas 45 à 50 minutes maximum. Au-delà, on sait que des gens perdent le fil. En clair, après deux heures de réunion, vous n'êtes plus bon à rien », explique le psychologue du travail Sébastien Hof.

Fatigue mentale, stress, charge de travail supplémentaire, avoir réunion sur réunion… c’est le meilleur moyen d'anéantir la productivité au sein d’une équipe. Selon le baromètre annuel (2018) de Wisembly réalisé en partenariat avec l’IFOP, les cadres français passent toujours plus de temps en réunion. L’enquête dévoile qu’ils assistent à 3,5 réunions chaque semaine. Ils sont 27% à participer à plus de 5 réunions chaque semaine alors qu’ils n’étaient que 24% en 2016 et 23% en 2015.  Il résulte que 49% des cadres déclarent éprouver des difficultés à exprimer leurs idées en réunion. Les raisons invoquées sont multiples : 

  • 23% déclarent que certains monopolisent la parole
  • 13% ne se sentent pas légitimes
  • 11% savent que leur avis ne sera de toute façon pas pris en compte

Un autre inconvénient : les réunions sont souvent programmées à des heures tardives, ce qui risque d’impacter la vie familiale. « En France, il est bien vu d’être multi-tâche et overbooké. Dans les pays nordiques, les réunions à 17 heures n’existent pas », précise Sébastien Hof. Par ailleurs, dans les entreprises américaines les réunions durent quinze minutes, l'ordre du jour est déjà établi et tout le monde va direct à l'essentiel.

Le problème en France est que certaines réunions n'ont pas d'ordre du jour clair, alors que « c’est l’objet du rendez-vous qui est important, le fait d'aborder des points qui ne peuvent pas l'être ailleurs que durant les tables rondes. Sans compter que l'on oublie trop souvent que ces rassemblements sont des temps de travail à part entière. À la fin, on regardera toujours le résultat, ce qui a été fait malgré le temps de réunion. »

En dehors du fait que des échanges trop longs semblent inefficaces, ils provoquent une fatigue psychologique, qui s'ajoute à la fatigue physique classique éprouvée après une journée de travail. « Quand on est obligé d'assister aux réunions, on est empêché d'effectuer une autre activité… » et beaucoup se voient contraints « soit de travailler chez eux, soit d'augmenter l'amplitude horaire de leur journée », précise le psychologue.

Alors, comment faire face à cette situation ? Voici quelques conseils pour vous aider à conduire une réunion de manière efficace et optimale. 

1. Communiquer l’ordre du jour en avance

2. Préférer les réunions courtes parce qu’elles sont plus efficaces : les collaborateurs sont concentrés, impliqués dans le sujet abordé.

3. Préparer la réunion : quels points on cherche à éclairer, quelles questions on doit poser…

4. Annoncer clairement l’objectif de la réunion : Partager une information ? Prendre une décision ? Discuter des prochaines étapes d’un projet ?

5. Laisser le droit de s’exprimer à tous

6. La conclusion de la réunion est une étape importante à respecter. Elle permet de mettre en évidence les résultats, valider les décisions prises et prévoir le suivi.

Puis, envoyez systématiquement un compte-rendu. En tenant compte de ces points, la réunion sera efficace et utile. Elle contribuera à l’implication et à la bonne performance de tous.

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