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Jérôme BENBIHI

Les communications unifiées : l’indispensable choix 

 

images/Sabine_D/l_indispensable_choix_580.jpgJérôme BENBIHI CEO ADENIS

 

Finis les fax et les notes internes des années 1980 ! Aujourd’hui, pour communiquer, les entreprises choisissent des solutions issues des nouvelles technologies qui permettent à leurs employés d’être connectés depuis n’importe lequel de leurs appareils : de leurs ordinateurs fixes à leurs PC portables, en passant par leurs mobiles ou leurs tablettes.

Mondialisation oblige, les entreprises sont de nos jours de plus en plus décentralisées. Certaines d’entre elles comptent des bureaux et des collaborateurs aux quatre coins du pays, voire du globe. Quelle que soit leur taille, ce nouveau paramètre, les a conduites à faciliter les moyens de communication de leurs employés en mettant à leur disposition de nouveaux moyens techniques, efficaces et sécurisés, leur permettant de pouvoir travailler, échanger et partager depuis n’importe où.

Et ce nouveau monde dans lequel les entreprises ont mis un pied c’est celui de la communication unifiée grâce auquel désormais messages vocaux ou instantanés, vidéo, images et fichiers sont partagés en temps réel, quel que soit le lieu où leurs collaborateurs se trouvent.

Les nouvelles plateformes de communication unifiée sont constituées d’un éventail d’outils de communication (téléphone, visioconférence, messagerie, partage de données, etc.) qui permettent d’améliorer la diffusion d’informations au sein de l’entreprise. Installées sur serveur au sein de l’entreprise ou bien accessibles via le cloud, ces plateformes remplacent à elles seules tous les moyens de communication cumulés que l’on connaissait jusqu’alors, et proposent des services complémentaires.

Mais si pour les employés ces nouvelles méthodes de communication sont synonymes de facilité, rapidité et simplicité, elles reposent sur des contraintes techniques et organisationnelles non négligeables.

Pour qu’un système de communication unifiée soit efficace, plusieurs paramètres doivent être réunis. En premier lieu, il y a le cœur de la communication en entreprise : la téléphonie. Sans elle, l’entreprise ne peut pas communiquer, ni en interne, ni en externe. Les messageries (vocale, instantanée ou unifiée) et les nouvelles fonctionnalités qui révolutionnent les méthodes de travail (application mobile, assistant personnel, visio ou web conférence) sont autant de moyens de communication qui ne fonctionnent pas sans accès téléphonique.

Et puis il y a le réseau sur lequel toutes ces informations vont transiter. Quand une entreprise fait le choix de la communication unifiée, elle le fait avant tout dans un souci de performance. Alors, avant toute chose, les dirigeants doivent évaluer les besoins et les attente de leurs employés, se poser les bonnes questions et ainsi investir dans la solution la plus adaptée.

Dirigeants, posez-vous les bonnes questions :

♦ Devez-vous redimensionner votre réseau ?

Oui ! La réussite de votre système de communication unifiée en dépendra. Tous vos collaborateurs doivent pouvoir utiliser des applications performantes autant au niveau de l’efficacité qu’au niveau de la sécurité.

♦ Devez-vous fixer des objectifs réalistes ?

Oui ! Faire le choix de développer une plateforme de communications unifiées c’est faire le choix d’une solution adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise. Si votre projet est trop ambitieux, ou mal adapté à vos besoins, il peut vite devenir source de problèmes. Il est donc très important d’établir des objectifs réalistes et précis afin de réussir l’intégration de la plateforme au sein de votre entreprise. Votre cahier des charges sera garant de l’accroissement de votre productivité et de la maîtrise de vos coûts.

♦ Devez-vous former vos utilisateurs ?

Oui ! Se lancer dans le déploiement d’une plateforme de communications unifiées c’est aussi se lancer dans une grande campagne de formation de tous ses utilisateurs. Sans cela, le déploiement risque de prendre du retard, dû à une mauvaise compréhension ou une mauvaise utilisation. Certains usagers craignent ce qu’ils ne connaissent pas ou ce qu’ils ne maîtrisent pas. Leur crainte de voir leur travail dévalorisé par le développement d’outils innovants et collaboratifs peut freiner votre processus de déploiement.

♦ Risquez-vous de violer la vie privée de vos collaborateurs ?

Non ! Vos employés doivent le savoir : une plateforme de communication unifiée n’est pas une nouvelle version de « Big brother » ! Vous devez donc bien leur expliquer comment l’utiliser et leur rappeler que leur accès sera personnalisé et sécurisé ; et surtout que ce nouveau dispositif leur facilitera la vie. Vous devez également les rassurer sur le fait que les interconnections et les transferts de données via le cloud ne concerneront pas leurs données privées. Les entreprises sont tenues par la loi de garantir à chaque employé le respect de sa vie privée.

Les avantages de la communication unifiée en entreprise sont nombreux. Réduction des coûts liés à l’achat, à l’entretien et la maintenance ; facilité de gestion et d’administration : faire le choix de la communication unifiée c’est favoriser la collaboration interne et externe de l’entreprise. Ce nouveau mode de communication est un véritable outil au service du collectif. Pour l’entreprise, cela représente un réel atout, autant en termes d’efficacité des collaborateurs, qu’en termes de performance de l’entreprise. Sans compter la valeur ajoutée au niveau du bien-être de vos salariés.

Faire le choix de la communication unifiée c’est donner à son entreprise plus de force. Grâce à ce dispositif, les barrières géographiques, technologiques, physiques et organisationnelles sautent. Chaque employé, peu importe où il se trouve et peu importe l’appareil à partir duquel il se connecte, trouvera un véritable confort de travail, par le biais de nouveaux outils accessibles n’importe quand et n’importe où. Un bureau à portée de main !

Cette nouvelle façon de travailler pèsera dans le choix de vos futurs candidats et nouvelles recrues puisqu’elle constitue un véritable avantage pour la majorité d’entre eux qui privilégient le bien-être au travail et recherchent le juste équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Un équilibre aujourd’hui rendue possible grâce à la souplesse des communications unifiées qui facilitent notamment le travail à domicile ou à distance.

 

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