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Jérôme BENBIHI

Le travail collaboratif, c’est tendance !

Le travail collaboratif cest tendance 580Jérôme BENBIHI CEO, ADENIS

 

Le travail collaboratif, c’est tendance ! C’est le moins que l’on puisse dire si l’on se fie aux nouvelles pratiques de travail à distance et au développement de la dématérialisation qui ont conduit à une véritable révolution des méthodes de travail. Une révolution qui a considérablement réduit les contraintes, même si certaines entreprises ont fait le choix de conserver les pratiques traditionnelles.

Si seulement 1/3 des salariés se déclarent favorables au travail collaboratif, près de 60% pensent que cette méthode de travail est en pleine ascension. Il faut dire que les outils collaboratifs permettent non seulement de numériser et partager la plupart des documents mais aussi d’organiser des réunions à distance sous la forme de visioconférences et ainsi d’être en contact permanent avec l’ensemble de ses collaborateurs. Le sentiment de liberté inhérent à cette nouvelle méthode de travail va incontestablement entraîner une démocratisation de cette pratique dans les années à venir. Alors autant s’y préparer en appréhendant au mieux les avantages et les risques…

Des avantages en cascade

♦ Ambiance

Le travail collaboratif, de façon générale, améliore l’ambiance de travail puisqu’il permet au collaborateur de ne venir au bureau que si sa présence est nécessaire et de s’organiser comme il le souhaite. Les collaborateurs ne sont plus obligés de venir au bureau. De fait, quand ils y viennent c’est qu’ils en ont envie. Le lieu de travail devient un véritable lieu de vie. Venir ou pas est un choix. Désormais on peut travailler de n’importe où, et de la même façon qu’au bureau, grâce à un éventail d’outils numériques. Fini les temps de trajet interminables ! Fini les problèmes de transport pendant les grèves ! Et fini surtout les conséquences désastreuses sur votre travail de tout ce qui peut vous empêcher d’aller au bureau ! Même votre vie personnelle s’en trouvera améliorée puisque vous pourrez désormais vous organiser selon des horaires flexibles.

♦ Communication

Collaborer, par définition, implique d’échanger entre collaborateurs tout le temps et sur tous les sujets. La collaboration, par essence même, améliore la cohésion, renforce les liens et pousse les collaborateurs à s’ouvrir davantage les uns aux autres. L’esprit d’équipe se développe et les synergies de compétences s’amplifient.

♦ Temps

Les outils collaboratifs permettent surtout un gain de temps considérable et cet avantage est certainement le premier argument avancé lorsqu’une entreprise fait le choix des communications unifiées et des outils collaboratifs. Les échanges sont plus rapides et plus nombreux. Fini les réunions interminables qui ne servent pas à grand-chose ! Fini les impressions de documents qui finissent le plus souvent à la poubelle ! L’information circule mieux, la prise de décision s’en trouve facilitée.

♦ Confiance

L’utilisation spécifique des outils collaboratifs implique que le collaborateur choisisse lui-même son organisation et travaille de façon responsable. Par conséquent, cette nouvelle méthode de travail instaure une véritable relation de confiance entre le dirigeant qui fait le choix de mettre à la disposition de ses collaborateurs ces outils et ses salariés qui en bénéficient. Faire le choix des outils collaboratifs c’est faire le choix de la confiance et de la transparence. Chacun s’organise comme bon lui semble mais en essayant de s’adapter aux autres évidemment. Grâce aux logiciels de gestion de projet, les collaborateurs partagent leurs plannings, mais également les différentes missions. Ils échangent facilement sur les délais, les retards, les échéances et les priorités.

♦ Eco-responsabilité

On y pense peu mais la planète souffre de nos modes de travail traditionnels. Travailler de chez soi limite les déplacements. Travailler avec des documents numérisés limite les impressions. Fini les photocopies ! Chacun peut librement consulter tous les documents qu’il souhaite depuis n’importe quel appareil et quel que soit l’endroit où il se trouve.

♦ Sécurité

Faire le choix des communications unifiées et des outils collaboratifs c’est choisir la sécurité puisque toutes vos données sont automatiquement sauvegardées sur la plateforme et accessibles par tous. Toute modification est notifiée. Le document consulté est donc de fait toujours à jour. Le bon fonctionnement de ces outils suppose évidemment que les collaborateurs soient bien formés à leur utilisation et que certaines règles soient fixées afin d’éviter les dysfonctionnements.

Des risques à anticiper

♦ Réactivité

Si, comme nous l’avons dit plus haut, chaque collaborateur peut, s’il le souhaite, venir ou non au bureau, et le cas échéant se déclarer indisponible, il se peut à certains moments qu’il manque de réactivité. C’est pourquoi, dans la plupart des entreprises, la présence est de rigueur, et le travail à distance autorisée seulement en cas de nécessité.

♦ Esprit d’équipe

Il est fort agréable de pouvoir discuter avec ses collègues sur son lieu de travail, tout autant d’ailleurs qu’aller déjeuner ou boire un café avec eux, à la sortie du bureau. Les outils collaboratifs pourraient donc à ce propos mettre à mal l’esprit d’équipe et conduire à l’isolement de certains. Les dirigeants doivent donc s’assurer que les ordinateurs ne deviennent pas le seul moyen d’échange entre salariés.

♦ Motivation

Si le collaborateur n’est plus présent au bureau, peut-être que sa motivation va s’en trouver affectée. La diminution des prises de parole en réunion durant lesquelles les managers reboostaient leurs équipes pourrait conduire les collaborateurs à se reposer sur leurs lauriers entrant ainsi dans une routine pour le moins dangereuse. Les mauvaises habitudes ont tendance à vite s’installer. Travailler de chez soi c’est prendre le risque de faire tout autre chose que travailler ! Le télétravail impose d’être autodiscipliné. Le salarié qui ne ressent plus de pression en étant chez lui peut facilement se démotiver. En effet si, pour certains, la pression est source de stress ; pour d’autres, elle est stimulante. Certains salariés avouent qu’ils peinent à se concentrer en dehors du bureau, la simple présence de leurs collaborateurs autour d’eux suffit à créer une ambiance de travail et à les motiver.

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