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Jérôme BENBIHI

Comment les outils de collaboration transforment les entreprises ?

 

outilscollaboratifs

L’impact du numérique sur l’organisation du travail est indéniable, il transforme les métiers, les manières de communiquer, de collaborer, de coordonner, bref, toutes nos habitudes de travail. 

Les outils de communication traditionnels sont progressivement remplacés par des solutions de collaboration nouvelles qui permettant de connecter les utilisateurs par la voix, la vidéo et la messagerie, et ce, directement sur leurs ordinateurs portables, leurs smartphones ou leurs tablettes. Les chefs d’entreprise ont compris que ceux qui n’adopteront pas de nouvelles façons de travailler pour s’adapter aux progrès technologiques et aux exigences des clients seront mis à l’écart.

La nouvelle génération d’outils intégrés, connue sous le nom de communications unifiées (CU), a été créée notamment pour offrir aux employés des moyens plus efficaces de partager les informations et d’interagir avec leurs clients et partenaires, quel que soit leur emplacement. Comme le dit Nicole Haggerty, professeure agrégée en systèmes d’information à la Ivey School of Business de l’Université Western, « Vous n’avez pas besoin d’être là en personne (…) La collaboration virtuelle apporte de nouveaux avantages, notamment lorsque des personnes de différentes structures de l’entreprise se réunissent. Une sorte de pollinisation en résulte : l’émergence de nouvelles idées, perspectives et méthodes de travail, sans oublier des gains d’efficacité ».

La mobilité au travail est devenue un sujet de plus en plus important ces dernières années. D’ailleurs, au Canada, près de 75 pour cent des employés ont la possibilité de travailler à distance. Grâce à la mise en place des solutions de communications unifiées, il est possible d’assurer la sécurité de vos réseaux, appareils et applications, ce qui permettra aux employés d’adopter un horaire de travail flexible ou le télétravail. La plupart des entreprises ont déjà compris qu’un employé qui peut travailler au moment où il est le plus productif est plus heureux, et moins susceptible de chercher un autre emploi. Et, on s’attend à ce que ce mouvement de travail mobile progresse encore plus avec la génération Y, qui représentera 75 pour cent de la main-d’œuvre d’ici 2025. Ainsi, grâce à la hausse de la productivité on peut fidéliser les clients davantage et rendre le travail d’équipe plus efficace. Avec les réunions virtuelles ou le numéro unique, les employés peuvent répondre à leurs appels professionnels depuis leur PC, smartphone ou tablette peu importe l’endroit d’où ils travaillent.

Un autre des bénéfices des UC est la fonction de présence qui permet de savoir si vos contacts sont disponibles en temps réel, ce qui évitera de transférer des appels inutilement. Par exemple, si vous souhaitez transférer l’appel d’un client vers un poste spécifique, vous pouvez vérifier d’abord que ce poste est disponible et ensuite transférer l’appel, ou dans le cas contraire, transférer vers un autre poste. Aussi, il est possible de convertir les fax entrants en format PDF et de les transférer par email, sans avoir besoin d’un logiciel de serveur de fax supplémentaire. De la même façon, les messages vocaux peuvent être convertis en fichiers audio et transférés par email. Une solution UC d’entreprise représente un investissement pour l’avenir et confirmera le professionnalisme de l‘entreprise. Nous vous communiquons ici quelques conseils afin de sélectionner la meilleure solution UC :

- Identifiez vos besoins en communication à court terme et à long terme pour choisir une solution qui supporte toutes les fonctionnalités UC dont votre entreprise a besoin.

- Choisissez une solution aux standards ouverts, vous permettant de connecter n’importe quelle marque de téléphone, provider VoIP ou passerelle.

- Assurez­-vous que la solution fournit des softphones sécurisés et faciles à utiliser, compatibles avec tous les systèmes d’exploitation.

- Choisissez une solution qui offre de la visioconférence multi­-participants totalement intégrée.

- Sélectionnez une solution logicielle qui soit facilement intégrable à votre infrastructure IT et à vos applications de type CRM.

- Évaluez les économies de coûts. Calculez les frais actuels que vous payez pour relier vos équipes et vos systèmes, puis, calculez ce que vous coûterait l’adoption de technologies de collaboration.

Enfin, demeurez concurrentiel en évaluant régulièrement la façon dont votre entreprise et votre technologie évoluent, et au besoin, apportez des ajustements.

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